Fachkräftemangel in Druckereien: Kapazität gezielt freimachen

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Die Branche ist nicht überall in derselben Lage

Die öffentliche Zusammenfassung der BVDM-Fachkräfteumfrage 2025 beschreibt sowohl anhaltende Engpässe als auch positive Entwicklungen bei der Nachwuchsgewinnung. Zugleich verweist sie auf Ruhestandsabgänge und Branchenwechsel. Die Befragung umfasst 320 teilnehmende Unternehmen; sie ist kein Beleg dafür, dass jede Druckerei dieselben Personalprobleme hat.Belege: [1]

Für Ihre Entscheidung ist deshalb die konkrete Situation wichtiger als eine dramatische Branchenzahl: Fehlt eine qualifizierte Person an einer Maschine? Bleiben Angebote liegen? Oder läuft jede schwierige Rückfrage beim Inhaber auf? Diese Probleme können gleichzeitig auftreten, brauchen aber unterschiedliche Antworten.

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Erst den Engpass unterscheiden, dann die Stelle definieren

Beginnen Sie bei einem Auftrag, der zuletzt unnötig gewartet hat. Gehen Sie seine Stationen mit den Beteiligten durch. Fragen Sie nicht nur, wer beschäftigt war, sondern welche Information oder Entscheidung für den nächsten Schritt fehlte. Daraus lässt sich ein präziseres Aufgabenprofil ableiten.

Stellen Sie diese Möglichkeiten nicht gegeneinander. Eine neue Kollegin braucht trotzdem eine nachvollziehbare Übergabe. Ein besseres Formular wiederum besetzt keine fehlende Schicht. Entscheidend ist, welche Maßnahme Ihren tatsächlichen Engpass erreicht.

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Eine Woche beobachten, ohne ein Kontrollprojekt daraus zu machen

Die BAuA behandelt Arbeitsunterbrechungen und Multitasking als Herausforderungen informationsintensiver Arbeit. Unterbrechungen lenken Aufmerksamkeit von der eigentlichen Aufgabe ab. Die Veröffentlichung ist keine druckereispezifische Zeitstudie und liefert daher keinen pauschalen Minutenwert für Ihre Rückfragen.Belege: [3]

Unser Vorschlag: Erfassen Sie gemeinsam eine typische Woche. Notieren Sie Tätigkeit, Anlass, ungefähr benötigte Zeit und fehlende Voraussetzung. Unterscheiden Sie aktive Bearbeitung von Wartezeit. Ein Auftrag, der zwei Tage auf eine Freigabe wartet, bindet nicht automatisch zwei Tage Arbeitszeit. Erfassen Sie wenige aussagekräftige Kategorien statt jedes Mausereignis.

• Welche Angaben werden aus E-Mails erneut in andere Systeme übertragen?
• Welche Rückfragen kehren bei denselben Produkten wieder?
• Welche Entscheidungen darf nur eine Person treffen, und warum?
• Welche ungeplanten Änderungen unterbrechen bereits vorbereitete Arbeit?

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Erfahrungswissen braucht eine praktische Übergabe

INQA unterscheidet dokumentierbares Wissen von Erfahrungswissen, das im direkten Austausch weitergegeben wird. Genannt werden unter anderem Tandems, Mentoring und gemeinsame Übergaben. Eine Wissensablage allein ist deshalb nicht die gesamte Aufgabe.Belege: [2]

Wählen Sie zunächst drei Situationen, in denen heute eine bestimmte Person gerufen wird. Beispielsweise: ein ungewöhnliches Material, widersprüchliche Kundenvorgaben oder die Entscheidung über eine abweichende Druckdatei. Lassen Sie nicht nur den erfolgreichen Ablauf erklären, sondern auch Warnzeichen, Prüfkriterien und Grenzen der Entscheidung.

Unsere Empfehlung ist ein kurzer, überprüfbarer Lernkreislauf: gemeinsam durchführen, Entscheidung begründen, Anleitung festhalten und anschließend von einer zweiten Person anhand eines geeigneten Übungsfalls anwenden lassen. Rückfragen verbessern die Anleitung. Benennen Sie einen Verantwortlichen und einen Prüftermin, damit veraltete Hinweise nicht unbemerkt weiterverwendet werden.

Reservieren Sie dafür echte Arbeitszeit. Eine Übergabe, die nur stattfinden darf, wenn zufällig nichts los ist, hat keinen verlässlichen Platz im Betrieb. Beginnen Sie mit dem Wissen, dessen Ausfall den größten Stillstand verursachen würde, nicht mit dem einfachsten Dokument.

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Automatisieren Sie vorbereitende Arbeit, nicht ungeklärte Entscheidungen

Ein geeigneter erster Versuch kann die strukturierte Aufnahme wiederkehrender Anfragen sein: Produkt, Auflage, Format, Material und Liefertermin werden erfasst und auf Vollständigkeit geprüft. Bei einer KI-gestützten Auswertung von Freitext empfehlen wir eine kontrollierte Übergabe: Vorschläge sichtbar machen, Unsicherheit kennzeichnen und fachlich relevante Angaben vor weiterer Verarbeitung bestätigen lassen.

Definieren Sie vor dem Pilotbetrieb, was nicht automatisch passieren darf. Preiszusagen, Produktionsfreigaben oder Materialänderungen brauchen festgelegte Zuständigkeiten. Prüfen Sie außerdem Datenzugriff, geeignete Testdaten und die Anforderungen an eingesetzte Anbieter. Eine fehlgeschlagene Übertragung muss auffallen und einen nachvollziehbaren manuellen Ersatzweg haben.

Messen Sie anschließend nicht nur schnelle Standardfälle. Beobachten Sie Rückfragen, fehlerhafte Übernahmen und die Betreuung des neuen Ablaufs. Wenn die Ausnahmen den Nutzen aufzehren, ist zunächst die Eingabe oder die Regel zu verbessern, nicht die Automatisierung auszuweiten.

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Modellrechnung: freie Zeit ist noch keine eingesparte Gehaltszahlung

In diesem Modell werden drei Stunden für andere Aufgaben verfügbar. Die Person ist weiterhin beschäftigt und bezahlt. Es entsteht nicht automatisch eine geringere Gehaltszahlung oder zusätzlicher Umsatz. Einführung, Schulung und laufende Werkzeugkosten sind ebenfalls noch nicht bewertet. Prüfen Sie deshalb mit eigenen Messungen, ob das Vorhaben wirtschaftlich sinnvoll ist.

Legen Sie vorab fest, wofür die gewonnene Zeit gedacht ist: etwa für Angebotsnachverfolgung, eine geplante Wissensübergabe oder die Bearbeitung bislang zurückgestellter Kundenanliegen. Ohne diese Entscheidung bleibt Entlastung schwer greifbar.

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Was intern bleiben muss und wo Unterstützung sinnvoll sein kann

Das BIBB-Berufsprofil für Medientechnologen Druck umfasst unter anderem das Einrichten und Bedienen von Produktionsanlagen sowie die Überwachung und Optimierung der Druckqualität. Diese Produktionskompetenz ist etwas anderes als die Betreuung digitaler Vertriebs- und Verwaltungsaufgaben.Belege: [4]

Wir empfehlen, Aufgaben deshalb konkret zu bündeln: Maschinenarbeit und produktionsbezogene Fachentscheidungen auf der einen Seite; Shop-Pflege, Marketing, Datenaufbereitung und abgestimmte digitale Verbesserungen auf der anderen. Für das zweite Paket bietet KT-Digital einen Managed Growth Officer an: einen namentlich bekannten Experten mit Team-Backup, an fünf Tagen und insgesamt 35 Stunden pro Woche.

Ein Managed Growth Officer ist kein Maschinenbediener und ersetzt keine fachliche Besetzung in Ihrer Produktion. Ob externe Unterstützung, eine Einstellung oder ein einzelnes Projekt passt, hängt von Aufgabe, Dauer, erforderlicher Nähe zum Betrieb und vorhandener Führungskapazität ab.

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Ein überschaubarer Start für die nächsten vier Wochen

1. Woche 1: Einen Engpass auswählen

   Beobachten Sie mit dem Team einen wiederkehrenden Ablauf. Halten Sie Bearbeitung, Wartezeiten und Rückfragen getrennt fest.

2. Woche 2: Übergaben klären

   Vereinbaren Sie Pflichtangaben, Verantwortung und einen einfachen Ausnahmeweg. Sichern Sie das dafür benötigte Erfahrungswissen.

3. Woche 3: Eine Änderung erproben

   Testen Sie mit begrenztem Umfang. Das kann eine Checkliste, ein besseres Formular oder eine kleine geprüfte Integration sein.

4. Woche 4: Gemeinsam entscheiden

   Vergleichen Sie Aufwand und Qualität einschließlich Nacharbeit. Entscheiden Sie über Anpassung, Fortführung oder Stopp und planen Sie frei gewordene Kapazität konkret ein.

Das Ziel ist nicht, Fachkräftemangel wegzurechnen. Es ist, klarer zu wissen, welche Fachkräfte Sie tatsächlich benötigen und welche Arbeit Sie Ihrem vorhandenen Team sinnvoll abnehmen können.